Potřebujete napsat formální e-mail v němčině? Ať už píšete zaměstnavateli, zákazníkovi, obchodnímu partnerovi, škole nebo úřadu, vyplatí se držet jednoduché struktury a několika ustálených formulací.
Jak tedy napsat formální e-mail německy? Zvolte stručný předmět, vhodné oslovení, hned v úvodu vysvětlete důvod zprávy, požadavek formulujte jasně a zdvořile a e-mail zakončete odpovídající pozdravnou formulí. Formální e-mail nemusí být složitý – důležitější je, aby byl jasný, zdvořilý a jazykově správný.
Níže najdete strukturu formálního e-mailu krok za krokem, užitečné německé fráze, nejčastější chyby a několik celých vzorů, které můžete upravit podle své situace.
Pracovní němčina
Používáte němčinu v práci?
Individuální výuku můžete zaměřit přímo na situace, které skutečně řešíte – pracovní e-maily, telefonování, schůzky nebo slovní zásobu vašeho oboru.
Formální e-mail v němčině v kostce
• Betreff: krátký a konkrétní předmět.
• Anrede: vhodné formální oslovení.
• Einleitung: stručně vysvětlete, proč píšete.
• Hauptteil: jasně formulujte svůj dotaz, požadavek nebo sdělení.
• Schluss: poděkujte nebo požádejte o odpověď.
• Grußformel: zvolte vhodné rozloučení a připojte podpis.
Předmět by měl adresátovi rychle říct, čeho se zpráva týká. Místo obecných výrazů typu Frage nebo Information je lepší napsat konkrétně, co potřebujete.
Příklady:
• Anfrage zu Ihrem Deutschkurs – Dotaz k vašemu kurzu němčiny
• Terminanfrage für nächste Woche – Žádost o termín na příští týden
• Rückfrage zu Ihrer Rechnung Nr. 1254 – Dotaz k vaší faktuře č. 1254
• Bewerbung als Projektmanager – Žádost o pozici projektového manažera
Tip
Předmět nemusí být celá věta. Často stačí několik slov, podle kterých příjemce okamžitě pozná téma zprávy.
Oslovení nastavuje tón celého e-mailu. Pokud znáte jméno adresáta, je zpravidla lepší použít ho než obecné oslovení.
• Sehr geehrte Frau Müller, – Vážená paní Müllerová,
• Sehr geehrter Herr Schmidt, – Vážený pane Schmidte,
• Sehr geehrte Damen und Herren, – Vážení, / Vážené dámy, vážení pánové,
Po oslovení se v německé korespondenci běžně píše čárka. Následující odstavec potom začíná malým písmenem, pokud první slovo samo o sobě nevyžaduje velké písmeno.
Příklad:
Sehr geehrte Frau Müller,
vielen Dank für Ihre Nachricht.
Typická chyba
Pokud adresáta neznáte, nesnažte se jméno nebo oslovení odhadovat. V takovém případě je bezpečnější použít obecné Sehr geehrte Damen und Herren,
Po oslovení přejděte co nejdříve k důvodu zprávy. U pracovního e-mailu není potřeba dlouhý úvod – adresát by měl rychle pochopit, proč mu píšete.
• Ich schreibe Ihnen bezüglich … – Píši Vám ohledně…
• Ich interessiere mich für … – Mám zájem o…
• Vielen Dank für Ihre Nachricht. – Děkuji za Vaši zprávu.
• Bezugnehmend auf Ihre E-Mail vom … – V návaznosti na Váš e-mail ze dne…
• Hiermit möchte ich mich nach … erkundigen. – Rád/a bych se tímto informoval/a o…
Užitečné je držet se jednoduchého pravidla: adresát by měl už z prvních vět vědět, proč mu píšete a co od něj potřebujete.
V hlavní části buďte konkrétní. Formální němčina nemusí znamenat dlouhé a komplikované věty. Naopak: jasná struktura a zdvořilá formulace obvykle fungují lépe.
• Könnten Sie mir bitte weitere Informationen zu … senden? – Mohl/a byste mi prosím poslat další informace o…?
• Könnten Sie mir bitte mitteilen, ob …? – Mohl/a byste mi prosím sdělit, zda…?
• Ich wäre Ihnen dankbar, wenn Sie mir … mitteilen könnten. – Byl/a bych Vám vděčný/vděčná, kdybyste mi mohl/a sdělit…
• Ich möchte Sie bitten, … – Chtěl/a bych Vás požádat, abyste…
Zdvořilé otázky s Könnten Sie …? nebo formulace s Ich wäre Ihnen dankbar … jsou v pracovním e-mailu užitečné právě proto, že požadavek nevyznívá příliš příkazově.
Pokud k e-mailu přikládáte dokument, můžete na něj upozornit několika jednoduchými způsoby:
• Im Anhang finden Sie … – V příloze najdete…
• Anbei sende ich Ihnen … – V příloze Vám zasílám…
• Ich habe die Unterlagen dieser E-Mail beigefügt. – Dokumenty jsem přiložil/a k tomuto e-mailu.
Před samotným rozloučením můžete poděkovat, požádat o odpověď nebo dát najevo, že jste k dispozici pro další dotazy.
• Vielen Dank im Voraus. – Předem děkuji.
• Vielen Dank für Ihre Zeit und Mühe. – Děkuji za Váš čas a úsilí.
• Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung. – Těším se na Vaši odpověď.
• Für Rückfragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. – V případě dalších dotazů jsem Vám rád/a k dispozici.
Pro bezpečně formální pracovní komunikaci je nejuniverzálnější:
Mit freundlichen Grüßen – S pozdravem
Podle vztahu s adresátem a míry formálnosti se můžete setkat také s formulacemi Freundliche Grüße nebo Beste Grüße. Pokud si nejste jistí, Mit freundlichen Grüßen je pro formální e-mail bezpečná volba.
Pozor na interpunkci
Za závěrečnou formulí Mit freundlichen Grüßen se v němčině běžně nepíše čárka ani jiné interpunkční znaménko. Na další řádek následuje jméno a případně pracovní podpis.
Podívejme se nyní na celý e-mail. V tomto příkladu se zájemce ptá na kurz němčiny:
Betreff: Anfrage zu Ihrem Deutschkurs
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich interessiere mich für Ihren Deutschkurs und hätte einige Fragen dazu. Könnten Sie mir bitte nähere Informationen zu den Kurszeiten und Preisen senden?
Außerdem würde mich interessieren, ob Sie eine Probestunde anbieten.
Vielen Dank im Voraus für Ihre Antwort.
Mit freundlichen Grüßen
Jan Novák
Všimněte si, že e-mail není dlouhý. Adresát rychle pozná, proč mu Jan píše, dostane dvě konkrétní otázky a zpráva je zdvořile zakončena.
Betreff: Terminvorschlag für unser Gespräch
Sehr geehrte Frau Müller,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Gerne würde ich mit Ihnen die nächsten Schritte besprechen.
Wäre es für Sie am Dienstag, den 13. Oktober, um 10 Uhr möglich? Alternativ könnte ich Ihnen auch am Mittwochvormittag einen Termin anbieten.
Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen
Jan Novák
Betreff: Re: Ihre Anfrage vom 28. September
Sehr geehrter Herr Schmidt,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Gerne sende ich Ihnen die gewünschten Informationen.
Im Anhang finden Sie unsere aktuelle Preisliste sowie weitere Informationen zu den angebotenen Leistungen.
Falls Sie noch Fragen haben, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Jan Novák
✓ Příliš obecný předmět: adresát nepozná, čeho se zpráva týká.
✓ Nevhodně neformální oslovení: při prvním formálním kontaktu je lepší zvolit bezpečnější variantu.
✓ Příliš dlouhé věty: komplikovanější němčina nemusí působit profesionálněji.
✓ Chybějící požadavek: adresát po přečtení neví, co má udělat.
✓ Čárka za závěrečným pozdravem: za „Mit freundlichen Grüßen“ ji nepíšeme.
✓ Chybějící kontrola: před odesláním zkontrolujte jméno adresáta, přílohy, datum a případné překlepy.
Potřebujete více německých formulací?
Připravili jsme také samostatný přehled frází pro oslovení, žádosti, odpovědi a zakončení pracovního e-mailu.
Ve formálním e-mailu je nejběžnější a bezpečnou variantou Mit freundlichen Grüßen. Za touto formulací se nepíše čárka.
Pro obecné formální oslovení můžete použít Sehr geehrte Damen und Herren,. Pokud znáte konkrétního adresáta, je zpravidla lepší použít jeho jméno.
Ano, v běžné německé korespondenci se po oslovení zpravidla píše čárka. Následující odstavec potom začíná malým písmenem, pokud první slovo samo nevyžaduje velké písmeno.
Záleží na vztahu s adresátem a prostředí. Při prvním kontaktu nebo v jednoznačně formální situaci je bezpečnější použít Sehr geehrte Frau …, Sehr geehrter Herr … nebo obecné formální oslovení. V zavedené pracovní komunikaci může být tón méně formální.
Neexistuje jedna správná délka. Zpráva by ale měla být tak dlouhá, aby obsahovala všechny potřebné informace, a zároveň tak stručná, aby adresát rychle pochopil její účel a požadovaný další krok.
Shrnutí: jak napsat formální e-mail v němčině
✓ Napište stručný a konkrétní předmět.
✓ Zvolte oslovení podle vztahu k adresátovi.
✓ Hned v úvodu vysvětlete důvod zprávy.
✓ Požadavek formulujte jasně a zdvořile.
✓ Před odesláním zkontrolujte jméno, přílohy a pravopis.
✓ Formální e-mail zakončete vhodnou pozdravnou formulí a podpisem.
Pracovní němčina
Potřebujete v němčině nejen psát, ale také telefonovat nebo jednat?
Individuální výuku lze zaměřit přímo na vaši práci a situace, se kterými se setkáváte. S lektorem můžete procvičovat vlastní pracovní e-maily, schůzky, telefonování i slovní zásobu vašeho oboru.
